Welche Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungspflicht gilt ab 2013?

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich geregelt.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für geschäftliche Unterlagen ab 2013? Die geschäftlichen Unterlagen sollten geordnet aufbewahrt werden.

Geordnet bedeutet, dass alles in richtiger Reihenfolge erfasst werden sollte und dass ein fremder Dritter, die Vorgänge nachvollziehen kann. Hierzu gibt es auch GoB´s. Unter GoB´s sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu verstehen.

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• Jetzt stellt sich für Sie die Frage: Welche Unterlagen muss man aufbewahren und was für eine Aufbewahrungsfrist gibt es ab 2013?

• Folgende Unterlagen haben bisher 10 Jahre gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2012 (die Aufbewahrungsdauer soll auf 8 Jahre ab 2013 verkürzt werden, die Änderung tritt mit der Verabschiedung des JStG 2013 in Kraft):

1. Bücher und Aufzeichnungen
2. Inventare und Jahresabschlüsse
3. Lageberichte
4. Eröffnungsbilanz, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
5. Buchungsbelege

• Folgende Unterlagen sollten 6 Jahre aufbewahrt werden, sofern nicht nach anderen Gesetzten als die Abgabenordnung kürzere Aufbewahrungsfristen 2013  vorgeschrieben ist:

1.      die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,

2.      Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

3.      sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

• Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanzen  können nicht als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass diese in ausgedruckter Form noch aufzubewahren sind. Wir gehen davon aus, dass sich das auch bald ändern könnte. Die Bilanzen sollen ja ab 2013 bereits übermittelt werden und nicht mehr in ausgedruckter Form, so wird auch hier bestimmt eine Änderung folgen. Warten wir es mal ab.

• Alle anderen Unterlagen können als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn  dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprich und sicher gestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten:

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

• Wiedergabe auf Bildträger oder anderen Datenträgern bedeutet elektronisch im Computer speichern.

• Die Rechnungen können ja auch bereits elektronisch erfolgen.

• Daher ist es möglich, dass auch die Aufbewahrung von Unterlagen bald hauptsächlich elektronisch sein wird. Aber momentan müssten wir uns an die Gesetze halten und die o. g. Regeln beachten.

Wie berechnen Sie die Aufbewahrungsfrist ab 2013?

• Die Aufbewahrungsfrist 2013 berechnen Sie mit dem Schluß des Kanlenderjahrs, in dem die letze Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt, der Handelsbrief empfangen oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Berechnen Sie ihre Aufbewahrungsfrist und sollte diese bereits abgelaufen sein, so kann eine Vernichtung von Akten erfolgen.

Somit beginnen die Aufbewahrungsfrist ab 2013 mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen erstellt worden sind und endet am letzten Tag des Schlussjahres. Meistens ist mit dem Beginn das Folgejahr gemeint, weil die Steuererklärung bis zum 31.12 des Folgejahres in der Regel beim Finanzamt sein muss.

Viel Erfolg und Grüße

Ihr www.steuer-info-blog.de